整理整頓

整理するのはパソコンも同じ

これまでは整理に関する心がまえや物理的な整理法に関して綴ってまいりました.

整理についてはパソコンも同じですね.

物理的な整理法同様に,パソコンにもパソコン向けの整理法があります.

 

 

パソコン整理の基本はデスクトップ

今ではパソコンは無くてはならないアイテムになりました.

仕事,趣味他なんでもパソコンを使います.

スマホやタブレットでもそこそこの事はできますが,やはりパソコンがないとという場面はありますよね.

非常に便利です.

デジタルデータは簡単に保存・複製が出来ますし,修正も簡単で手書きに比べて「字が汚くて読めない」こともありません.

そういう性質なので,どうしてもファイルは「量産」されがちになりパソコン内に保存され続けるのがあるあるですね.

 

ほとんどのファイルのたまり場は「デスクトップ」

ここに残しやすいのは,パソコン(OS)のデフォルトに保存先の選択としてあり,実に選びやすいんですね.

それに常に目に見え確認ができ,「開く」時もレスポンスはいいです.

そういうこともあり,多くの人はデスクトップに保存することが多そうです.

時々見かけるのは,デスクトップ全面にギッシリとファイルが並んでいるパソコンです.

確かに「手元」に置いてある感じはわかりますが,数も10数個どころではないので,探すのも大変そうで効率が悪そうです.

職場にこのタイプの人がいて,デスクトップにあるデータを「検索」で探し当てていました.(笑

 

これこそまさに「本末転倒」意味がありませんよね.

パソコンのファイル整理はまずはデスクトップから手を付けて行きましょう.

 

まずはデスクトップ上で種類ごとに分別

おそらくたくさんのファイルはすべてが同じ種類ということも稀かと思います.

少なくても何種類かに分けることが可能です.

まずは同じデスクトップ上に何個か新規でフォルダを作ります.

それぞれに分別する種類の名前を書くフォルダにあて名前を変更していきます.

仕事なら「見積」や「提案書」など業務別にし,趣味なら「○○写真」とか「○○ムービー」などと変更していきます.

そこでもうひとつ「ゴミ箱候補」などの名前をつけた捨てる予定のファイルを入れるフォルダも作っておきます.

これは実際のモノを棄てる時にも作った廃棄予備軍を入れるエリアになります.

まずはどんどん入れていきます.

あまり吟味しだすとキリがないので,まずは入れて棄てるか否かを考える時間はあります.

ハッキリと棄てるとわかるファイルは「ゴミ箱候補」フォルダにどんどん突っ込みましょう.

これだけでもデスクトップはかなりスッキリしたのではないでしょうか.

今後,新規ファイルを作成して保存する場合は,これらの分別フォルダに保存していきます.

 

整理されたデスクトップをさらにキレイに

一通りスッキリしただけで満足してはいけません.

やっと分けることの習慣がついても,パソコンも容量が無尽蔵にあるわけではありませんのでいつかは限外がきて,パソコンの動作に影響が出てきます.

そこでさらなる分別を行います.

今度は棄てるか残すかの二択です.

フォルダやファイルは「作成日」や「更新日」がわかります.

それを目安に古めのファイルを確認します.

資料として残したり,統計用として長い間残すデータ以外は,あまり古いデータは必要としない事が多いような気がします.

仕事の場合は,職場のルールなどもあるので一概には言えませんが,これまでの経験ではかなり古くなったデータは参照した試しがないです.

個人的に「お気に入り」や「思い出」の写真などは,古いものでも時々見たい,とっておきたいと思いますが,

それ以外はほとんどゴミファイだと思います.

ですので,あまりにも古いとか「これなんだっけ?」というデータはここでお別れしましょう.

 

フォルダやファイル名の法則を統一する

フォルダやファイルは「作成日」や「更新日」でおおよその新しいか古いかは解ると言いました.

ただこれを紐解くのは割と面倒です.

また「開く」だけで最新の日付に変わる時もあるので,

修正したものか開いただけなのか不明な場合もあってややこしいです.

そこでひと目でも解るように,フォルダやファイルに解りやすく統一感がある名前を付けましょう.

フォルダ作成にしてもファイル保存にしても「名前をつける」作業は必要になるので,

このタイミングで分かりやすい名前を付けましょう.

おすすめはオーソドックスな

「20191001_◯◯◯」

といったように「年月日」を頭につけるものです.

「191001_◯◯◯」などでも構いません.

何しろ時系列は一目瞭然ですし,リストで見るときに「名前」でソートをかければ,ちんと並んで表示してくれますよ.

今後のデータ整理の時にも効率化が図れます.整然と並ぶと気持ちいいです!

 

でもやっぱり捨てられないアナタ

先にもお伝えしましたが,

パソコン自体にはデータを保存する容量に限界があります.

これが容量いっぱいになると,新たにデータを保存できないばかりかパソコンの動作にも影響が出て,緩慢な動きになり使い物にならなくなります.

決められた容量の中で整理することができるならそれに越したことはないのですが,

最近はデジカメやスマホのカメラも高解像度化してきて写真のデータも大きくなってきていますし,

 

何よりも棄てることが出来ないアナタ(と私)は頑張って整理してもなかなか順調には行かなそうです(汗

そういう場合はどうするか?パソコンの容量を増やして対処しましょう.

というお話は別の機会にいたしますね.

 

今回のまとめ

今回はパソコン内のデータの整理についてお話しました.

デジタルデータというのは非常に便利です.

修正も複製も思いのママですし,きちんとできれば管理もしやすいです.

まずはデータが集まりやすい「デスクトップ」を整理しましょう.

その手法は,

・データの新しい・古いを基準に分ける

・その上で必要か不要かを見極める(不要は破棄)

・整理しやすいようにフォルダやファイルの名前を工夫する

ということです.

 

これだけでもデスクトップは分別を実行する前に比べ格段にきれいになっているハズです.

デジタルデータは簡単に作成や削除ができるので必要なデータを消さないように十分に注意して作業してください.

そこを注意しながら,実行してみてください.

 

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