整理した環境創りを加速する

これまで「整理」された環境構築の「はじめの一歩」としての作業や心がまえをお伝えしました．

第一段階を実行していただければ，ごちゃごちゃしたモノの集積場も少しはスッキリしたと思います．

大切なのはこの状態を維持すること．

それには工夫が必要になります．

整理対象の基本 ペン類

ペンや万年筆は日々使うツールです．

これからはペーパーレスだと言われていますが，紙書類はまだまだありますし，ちょっとした書留作業はパソコンやスマホではなくやはりペンや万年筆，事によったらシャーペンや鉛筆かと思います．

 

ペン類はどこに収納するのがベストか

日々使うツールですので，使いやすいなどお気に入りのペン類は常に手の届くところに置くのが最適かと思います．

スペース的に問題なければ迷わずデスク上になります．

ペン立てか平たく置ける「筆箱」的なトレイですが，やはり横のスペースを取らないペン立てがいいかと思います．

理想を言えばあまり本数が収まらないモノがいいですね．たくさん立てられる仕様だとその分入れちゃいますよね．

ペンや万年筆だけでなく，カラーマーカーペン数色とか耳掃除（耳かき）棒とかとにかく長いものを入れがちになります．

あとは必要なモノでも，ハサミやスケールなども入れてしまうとバランスも悪くペン類が取り出しづらくなるので分ける必要がありますね．

上の「整理前」では，ペンの他にパッケージにいれたままの筆ペンやなぜか「かかとの角質ヤスリ」まで刺さっています．

しかもこのペン立てはモノが散乱したデスク上に置き場はなくデスク横に積み重ねたダンボールの上に乗せてました……

このあたりを鑑みて…

・よく使うペン類はペン立に入れてデスク上に置く

・ハサミや定規は別のペン立てに入れ混在させない

・使用頻度の低い文具は引出しに収納する

ということでスッキリするのではないでしょうか．

お土産でいただいたカンです．

もう一種類ありましたが定規を差すには高さがないので諦めました．

これは底が丸いですよね．

理想は置き場に無駄なスペースができない四角いペンケースがいいですね．

 

紛失しがちな紙の書類の管理法

時代はペーパーレスへと変化しています！

とは言ってもまだまだ紙書類は多いですね．

紙書類は絶対に積み重ねはダメです！

なにせ重なったら一番上の書類しか確認ができません．

 

まずは案件別にまとめる

紙書類はまず「案件」ごとにクリアファイルに入れます．

そして立てて収納する．

これが紙書類を整理する際のキモになります．

一番手っ取り早い方法は，100円ショップでアイテムを購入します．

まずはクリアファイル．

ペラ物から数枚を綴ることができるタイプまで数種類を用意できればいいかなと思います．

これでバラバラになりがちな紙書類をまとめることができますね．

 

次はまとめた書類を立てて収納できるアイテムファイルボックスです．

これも形に種類があるので，自分にとって使いやすいタイプを選びましょう．

 

私はデジタルデータとプリントアウトしたものの両方を保存する事が多いので，この方法で保管しています．

 

これらのアイテムは100円ショップで買えますが，デザインや強度・耐久性がイマイチってこともあります．

そこに不安がある方は，もう少し高価なモノを選んでください．

また，勤務先で経費でまかなえるなら，なお良いですね！

 

ファイルボックスを適切な場所に置く

ファイルボックスに立てて収納された書類群．

これらを置く場所も考えなくてはなりません．

手元からあまりに遠いと意味がないですし，雑多に置いてもこれまでの整理行動が台無しになってしまいますね．

これもペン類と同じで「優先順」で場所を決めるのが良いです．

「常に使う書類」はもちろん簡単に手が届くところですね．

デスク上にスペースがあるなら，そこが一番いいです．

手を伸ばすだけという最小の動作で手にできます．

 

デスク上が無理ならデスクの引出しがいいです．

デスクのタイプによりますが，３段タイプでも中断や下段はA４書類が横向きに余裕で入ります．

基本はファイルボックスに立てて収納という事ではありますが，この場合はファイルボックスごと横方向に倒して収納になりますね．

こちらは「引出しを開ける」「書類を取出す」の２動作が必要ですが十分に実用的な収納かと思います．（引出しを閉じるは？という疑問はなしで笑）

それ以外の場所は「最優先」書類の置き場所としては不適かなと思います．

かなり古く見ることも稀な書類，アーカイブ的な書類であれば立上がって移動してたどり着く書庫に置くのもいいとは思いますが…．

 

ファイルのラベリング

薄いクエリアファイルが重なると，どれが何の書類なのか判別しづらいですね．

なのでクエリアファイルにラベリングをしましょう．

ファイルボックスを立てて置くにしても引出し内に横置きするにもさっと見える場所にタイトルなどのラベルを貼っておくと便利です．

 

今回のまとめ

整理した環境創りを加速させるためには…

「優先順位」ごとにモノをまとめて「手に取りやすい場所」に置く事が必要です．

手に取る場合の「導線」も大切で少ない動作で手にすることができることを意識するといいと思います．